¿Cómo ser más productivo en periodos cortos de tiempo?

¿Cómo ser más productivo en periodos cortos de tiempo?

En alguna ocasión he criticado a los relojes por su ineficacia a la hora de ayudarnos a fijar objetivos claros, por la sencilla razón de que nos presiona para ir rápido pero sin tener un rumbo fijo. Pero existe la posibilidad de usarlos para mejorar nuestros resultados y ser más productivos.

En este artículo te hablaré sobre cómo usarlos para que nos proporcione mejor eficiencia en periodos cortos de tiempo como puede ser de un día, una semana o un mes.

Comenzamos!!

Lo primero que debes saber

«Los relojes matan el tiempo»… pero ayudan mucho en periodos cortos de tiempo con el fin de evitar ciertos principios como el principio de Parkinson en la productividad personal.

Muchas personas intentan buscar una salida en su desarrollo personal apresurándose sin saber muy dónde dirigir sus esfuerzos. Es algo habitual. Corren y corren sin saber bien hacia dónde se dirigen.

Pero una vez creado un proyecto de vida personal que nos ayude a diferenciar lo que queremos de lo que no queremos para nuestro futuro a largo plazo, utilizar un reloj nos puede aportar ese granito de presión que necesitamos también para crear hábitos diarios.

7 consejos que puedes usar en tu día a día

1- Descompone tus objetivos y crea una lista de pasos a seguir

Crea una lista de tareas que debes realizar (o pasos a seguir) que te lleven a un objetivo a corto plazo.

Los objetivos smart a corto plazo pueden ser muy potentes para encontrar la motivación que necesitamos en proyectos de nueva creación. Por ejemplo: buscar un nuevo empleo, comenzar una dieta o una nueva actividad deportiva,…

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Como puedes ver en el curso de productividad, descomponer objetivos grandes en otros más accesibles, nos quita la ansiedad previa que podemos sentir al ver el camino que nos queda por recorrer, pero también por otro lado nos ayuda a sentir que tenemos el control sobre lo que hemos decidido marcarnos como objetivo importante.

2- Divide tu tiempo en bloques (timeblocking)

No solo los objetivos debemos dividir en pasos accesibles y fáciles de seguir, sino que también el tiempo del que disponemos es de vital importancia dividirlo con el fin de favorecer nuestro foco atenciones y evitar distracciones.

Es normal sentirnos a veces productivos por el hecho de tener toda la tarde o el día para hacer algo y al final no haber conseguido tanto como creíamos que íbamos a conseguir.

Cuando disponemos de mucho tiempo, nos dispersamos y es fácil caer en el síndrome del falso productivo.

Este síndrome consiste en permanecer eternamente ocupado en algo por no marcarnos fechas, horas de entrega o finalización de nuestras tareas o responsabilidades.

Es muy habitual en autónomos y emprendedores (si buscas empleo o tienes pensado comenzar una dieta, también eres «emprendedor»).

3- Elige tu momento de máxima concentración

Todos tenemos un lado matutino o vespertino de la productividad. Algunas personas se sienten más concentrados y activos por las mañanas y en cambio otras lo son por las tardes.

Este fenómeno depende de nuestro ciclo circadiano y es fácil de averiguar.

Cada cual se conoce bien, pero si  tienes dudas, puedes tomarte la temperatura corporal dos o tres veces por la mañana y otro tanto por las tardes. Donde registres una mayor temperatura, ahí se encontrará tu rango de máxima productividad.

4- Usa un reloj, no el teléfono

Uno de los errores que podemos cometer al intentar ser productivos es utilizar el móvil como herramienta para realizar timeblocking.

Mi consejo es que uses un reloj ya que evitarás muchas distracciones como pueden ser las notificaciones, mensajes, email,… En un reloj no encontrarás eso, solo podrás ver la hora, las alarmas y poco más.

No habrá nadie que te distraiga, te pregunte, o te intente convencer de cambiar tus planes. Por tanto, usa un reloj.

5- Usa el cronómetro

Existe una técnica que consiste en cronometrar hacia atrás el tiempo de que disponemos para una determinada tarea. Es decir, marcamos un tiempo, por ejemplo una hora, y cuando marque cero salta una alarma y debemos inmediatamente dejar lo que estamos haciendo.

Este ejercicio es muy bueno al principio para mejorar nuestra concentración ya que seguramente no habremos terminado, pero la próxima vez dedicaremos más esfuerzo en el mismo tiempo.

6- Respeta los tiempos

Cuando te marques horas, alarmas, o fechas, debes respetarlos y decir a todo el mundo que no estás disponible. Respetar los horarios marcados es clave para obtener buenos resultados en poco tiempo.

Está claro que no podemos mantener cierto nivel de concentración mucho tiempo. Por ejemplo en un día basta con 4 horas, pero en una semana es suficiente con 5 día.

Yo por ejemplo, cuando me encuentro con un objetivo difícil que debo realizar en una semana, intento dividirla en varios días, dejando el primer día para realizar una estructura de trabajo, luego desarrollo las tareas, y el último día lo dejo para perfilar algunos detalles.

Por otra parte, intento dejar un día en mitad de la semana para descansar, aunque sólo dedico medio día a ello. De esta manera puedo observar cuánto he avanzado y si debo seguir así o cambiar mi método.

Los descansos también debe aparecer en nuestra organización del tiempo diario y semanal. De la misma forma debemos respetarlos y premiarnos por ello.

7- Vigila la regla 80-20

El principio de Pareto nos dice que el 80% de los resultados que obtenemos proviene del 20% de nuestros esfuerzos. Es decir, si dedicamos 5 días a trabajar en algo, posiblemente 3 o 4 días han sido poco productivos, siendo uno de ellos en el que más y mejores resultados hemos obtenido.

Esto que puede sorprendente debemos vigilarlo ya que todo el mundo tiene un punto flaco a la hora de conseguir los resultados que queremos conseguir.

Lo mejor es que averigües en qué momentos te sientes así, qué te ha distraído (por ejemplo pensamientos negativos, alguna llamada, la televisión, un mensaje de texto, …), y qué soluciones estás dispuesto o dispuesta a tomar con el fin de minimizar esto.

La finalidad última es que puedas centrarte y valores tu 20% de máxima productividad ya que pasar horas trabajando en algo no siempre te dará los resultados que necesitas.

Todo sea por superar la procrastinación.

En fin, aquí algunos consejos que aplico para ser productivo.

Espero que te sean útiles.

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